This policy explains what personal data Asia Academia collects about prospective students, parents and website visitors, why we collect it, who we share it with, and the choices you have. It applies to asiacademia.com and to enquiries you send us by phone, email, WhatsApp, Telegram or social media, including adverts we run on Facebook and Instagram.
1. Who we are
ASIAACADEMIA SDN. BHD. (company number 1464119-D) is an education consultancy that helps students apply to universities in Malaysia, Australia, New Zealand and Germany. We are the controller of the personal data described here.
2. What personal data we collect
Information you give us
- Contact details — name, phone number, email address, messaging handle, city and country.
- Enquiry details — the destination, university or programme you are interested in, your intended intake and budget.
- Application data — where you ask us to apply on your behalf: date of birth, nationality, passport details, academic transcripts and certificates, English test results, your CV or personal statement, and financial or sponsorship documents required by a university or embassy.
- Correspondence — messages you send us and our replies.
Information collected automatically
- Technical data — IP address, approximate location derived from it, browser and device type, operating system, language.
- Usage data — pages visited, time on page, the link or advert that brought you here, and what you clicked.
We ask for application documents only when you have asked us to act for you. Please do not send us documents or sensitive information we have not requested.
3. How we use your data
- To answer your enquiry and advise you on suitable universities and programmes.
- To prepare and submit applications to universities on your behalf, and to apply for scholarships you qualify for.
- To support your student visa application and your arrival arrangements.
- To keep in touch about your application and, after enrolment, about your studies.
- To send information about intakes, scholarships, deadlines and events, where you have asked to receive it.
- To measure which adverts and pages bring students to us, so we spend our advertising budget sensibly.
- To meet our legal, accounting and regulatory obligations.
We do not sell your personal data.
4. Our legal bases
Where data protection law requires us to identify a legal basis, we rely on:
- Your consent — for marketing messages and for non-essential cookies and advertising tools. You can withdraw consent at any time.
- Performance of a contract, or steps taken at your request before entering one — to advise you and to submit your applications.
- Our legitimate interests — to run and improve our service, to secure our website, and to understand which adverts work. We balance these against your rights.
- Legal obligation — where we must keep records or respond to lawful requests.
5. Advertising and analytics
We advertise on Facebook and Instagram (Meta), and we may use the Meta Pixel and similar tools on this website. These tools set cookies or similar identifiers and send Meta information about your visit — such as the pages you viewed and whether you contacted us — so that we can measure whether an advert worked and show relevant adverts to people with similar interests.
Where we use these tools, Meta acts as an independent controller for its own purposes. You can review and control this:
If you click an advert and message us on WhatsApp or Telegram, that conversation is also handled under the privacy terms of the messaging service you chose.
6. Cookies
Cookies are small files stored by your browser. We use:
- Essential — needed for the site to work and to remember your language choice. These cannot be switched off.
- Analytics and advertising — to count visits and measure advert performance. These are used only where you have agreed, and you can clear or block them in your browser at any time.
7. Who we share your data with
- Universities and their admissions offices — the institutions you ask us to apply to. This is the core of our service and your application cannot proceed without it.
- Embassies, consulates and immigration authorities — where required for a student visa.
- Service providers — website hosting, email, messaging and document storage, acting on our instructions.
- Advertising and analytics platforms — as described in section 5.
- Professional advisers and authorities — where we are legally required to disclose.
8. International transfers
Our service necessarily moves your data across borders. If you apply to a university in Malaysia, Australia, New Zealand or Germany, your application is transferred to that country, and the institution handles it under its own privacy rules and local law. Our own suppliers may also process data outside your country of residence. Where required, we put appropriate safeguards in place.
9. How long we keep your data
- Enquiries that do not become applications — kept for up to 24 months, then deleted.
- Application and enrolment records — kept for the duration of our work with you and for up to 7 years afterwards, so we can answer questions about a past application and meet accounting obligations.
- Marketing consents — kept until you withdraw consent, plus a record of the withdrawal.
10. Your rights
Subject to the law that applies to you, you may ask us to:
- give you a copy of the personal data we hold about you;
- correct data that is wrong or incomplete;
- delete data we no longer need;
- restrict or object to how we use it, including stopping marketing messages;
- transfer your data to another organisation where this applies;
- withdraw consent at any time, without affecting what we did before you withdrew it.
Write to info@asiacademia.com and we will respond within 30 days. We may need to confirm your identity first. Note that we cannot recall an application already submitted to a university — you would need to contact that institution directly.
11. Children
Our service is aimed at people applying to higher education, who are usually 16 or older. Where an applicant is under the age of majority in their country, we expect a parent or guardian to be involved and to consent on their behalf. If you believe we hold a child's data without appropriate consent, contact us and we will delete it.
12. Security
We use access controls, encrypted connections for this website, and reputable service providers to protect your data. No method of transmission or storage is completely secure, so we cannot guarantee absolute security. Please do not send passport scans or financial documents over public or unsecured channels.
13. Changes to this policy
We may update this policy as our service or the law changes. The date at the top shows when it was last revised. If the change is significant we will say so on this page.
14. How to contact us
For any question about this policy, or to exercise any right described above:
If you are not satisfied with our response, you may complain to the data protection authority in your country.
Эта политика объясняет, какие персональные данные Asia Academia собирает о будущих студентах, родителях и посетителях сайта, зачем мы их собираем, кому передаём и какие у вас есть права. Она распространяется на сайт asiacademia.com и на обращения по телефону, email, в WhatsApp, Telegram и социальных сетях, включая рекламу в Facebook и Instagram.
1. Кто мы
ASIAACADEMIA SDN. BHD. (регистрационный номер 1464119-D) — образовательная компания, которая помогает студентам поступать в университеты Малайзии, Австралии, Новой Зеландии и Германии. Мы являемся оператором описанных здесь персональных данных.
2. Какие данные мы собираем
Данные, которые вы предоставляете
- Контактные данные — имя, номер телефона, email, ник в мессенджере, город и страна.
- Детали запроса — интересующая страна, университет или программа, планируемый набор и бюджет.
- Данные для поступления — если вы просите нас подать заявку: дата рождения, гражданство, паспортные данные, аттестаты и дипломы, результаты языковых экзаменов, резюме или мотивационное письмо, а также финансовые документы, требуемые университетом или посольством.
- Переписка — ваши сообщения и наши ответы.
Данные, собираемые автоматически
- Технические данные — IP-адрес, приблизительное местоположение по нему, тип браузера и устройства, операционная система, язык.
- Данные об использовании — посещённые страницы, время на странице, ссылка или реклама, по которой вы пришли, и ваши клики.
Документы для поступления мы запрашиваем только тогда, когда вы поручили нам действовать от вашего имени. Пожалуйста, не присылайте документы и конфиденциальные сведения, которые мы не запрашивали.
3. Как мы используем данные
- Чтобы ответить на ваш запрос и подобрать подходящие университеты и программы.
- Чтобы подготовить и подать заявки в университеты от вашего имени и запросить доступные стипендии.
- Чтобы сопровождать оформление студенческой визы и приезд.
- Чтобы поддерживать связь по ходу поступления и после зачисления.
- Чтобы присылать информацию о наборах, стипендиях, дедлайнах и мероприятиях, если вы на это согласились.
- Чтобы понимать, какая реклама и какие страницы приводят студентов, и разумно расходовать рекламный бюджет.
- Чтобы выполнять требования законодательства и бухгалтерского учёта.
Мы не продаём ваши персональные данные.
4. Правовые основания
- Ваше согласие — для рекламных сообщений и необязательных cookie и рекламных инструментов. Согласие можно отозвать в любой момент.
- Исполнение договора или действия по вашему запросу до его заключения — консультации и подача заявок.
- Законный интерес — работа и улучшение сервиса, защита сайта, оценка эффективности рекламы.
- Требование закона — когда мы обязаны хранить записи или отвечать на законные запросы.
5. Реклама и аналитика
Мы размещаем рекламу в Facebook и Instagram (Meta) и можем использовать Meta Pixel и аналогичные инструменты на этом сайте. Они устанавливают cookie или схожие идентификаторы и передают Meta сведения о вашем визите — какие страницы вы смотрели и обратились ли вы к нам — чтобы мы могли оценить эффективность рекламы и показывать её людям со схожими интересами.
В этой части Meta выступает самостоятельным оператором в собственных целях. Вы можете управлять этим:
Если вы перешли по рекламе и написали нам в WhatsApp или Telegram, эта переписка также регулируется правилами выбранного мессенджера.
6. Файлы cookie
- Необходимые — нужны для работы сайта и запоминания выбранного языка. Их нельзя отключить.
- Аналитические и рекламные — для подсчёта визитов и оценки рекламы. Используются только с вашего согласия; их можно очистить или заблокировать в браузере.
7. Кому мы передаём данные
- Университеты и их приёмные комиссии — учреждения, в которые вы просите подать заявку. Без этого поступление невозможно.
- Посольства, консульства и миграционные органы — когда это необходимо для студенческой визы.
- Поставщики услуг — хостинг сайта, почта, мессенджеры и хранение документов, действующие по нашим инструкциям.
- Рекламные и аналитические платформы — как описано в разделе 5.
- Консультанты и государственные органы — когда раскрытие требуется по закону.
8. Передача данных за границу
Наш сервис по своей природе предполагает трансграничную передачу данных. При подаче заявки в университет Малайзии, Австралии, Новой Зеландии или Германии ваши документы передаются в эту страну, и учреждение обрабатывает их по собственным правилам и местному законодательству. Наши подрядчики также могут обрабатывать данные за пределами страны вашего проживания. Где это требуется, мы обеспечиваем надлежащие меры защиты.
9. Сроки хранения
- Обращения без подачи заявки — до 24 месяцев, затем удаляются.
- Документы по поступлению и зачислению — на время работы с вами и до 7 лет после, чтобы отвечать на вопросы по прошлым заявкам и выполнять требования учёта.
- Согласия на рассылку — до отзыва согласия, плюс запись об отзыве.
10. Ваши права
В соответствии с применимым к вам законодательством вы можете потребовать:
- копию ваших персональных данных;
- исправления неточных или неполных данных;
- удаления данных, которые нам больше не нужны;
- ограничения обработки или возражения против неё, включая отказ от рассылок;
- передачи данных другой организации, где это применимо;
- отзыва согласия в любой момент — без влияния на обработку до отзыва.
Напишите на info@asiacademia.com, и мы ответим в течение 30 дней. Возможно, нам потребуется подтвердить вашу личность. Обратите внимание: отозвать уже поданную в университет заявку мы не можем — обращайтесь напрямую в это учреждение.
11. Несовершеннолетние
Наш сервис рассчитан на поступающих в вузы, как правило от 16 лет. Если заявитель не достиг совершеннолетия в своей стране, мы ожидаем участия и согласия родителя или опекуна. Если вы считаете, что мы храним данные ребёнка без надлежащего согласия, сообщите нам, и мы их удалим.
12. Безопасность
Мы применяем контроль доступа, шифрованное соединение на этом сайте и работаем с проверенными поставщиками услуг. Ни один способ передачи или хранения не является абсолютно надёжным, поэтому мы не можем гарантировать полную безопасность. Не отправляйте сканы паспорта и финансовые документы по открытым или незащищённым каналам.
13. Изменения политики
Мы можем обновлять эту политику по мере изменения сервиса или законодательства. Дата вверху показывает последнюю редакцию. О существенных изменениях мы сообщим на этой странице.
14. Как с нами связаться
Если вас не устроил наш ответ, вы вправе обратиться в орган по защите персональных данных вашей страны.